Glosario
Conciliación bancaria
Conciliación bancaria es el proceso de cruzar los pagos que dicen tus clientes haber hecho contra los movimientos reales en tu cuenta. Hecha a mano es el cuello de botella operativo más común en PyMEs de LATAM.
Conciliación bancaria es el ejercicio de verificar que cada cobro reportado por un cliente realmente entró a tu cuenta. En empresas grandes con débitos automáticos por tarjeta o pasarela de pago, la conciliación es invisible: la pasarela ya garantiza el dinero. En PyMEs de LATAM, donde la mayoría cobra por Pago Móvil, Zelle, Binance o transferencia bancaria, la conciliación es un trabajo administrativo que devora horas de cada semana.
El proceso manual típico
- El cliente envía por WhatsApp la captura del Pago Móvil con el comprobante
- Una persona del equipo abre el SMS del banco o la web bancaria
- Busca un movimiento entrante de ese monto en la ventana de tiempo cercana
- Verifica el número de referencia
- Si coincide, marca la venta como cobrada
- Si no coincide, espera y revisa de nuevo en 10 minutos
- Si el dinero no aparece, le escribe al cliente
Multiplicalo por 30, 50, 200 transacciones al día. Es un trabajo que escala mal y donde los errores cuestan dinero real: confirmar una reserva sin que entrara el dinero, o no confirmar una reserva real porque alguien se olvidó de revisar.
Conciliación automatizada
Un sistema de conciliación automatizada hace lo mismo pero sin humano en el loop:
- Recibe el comprobante del cliente vía WhatsApp/Telegram/email
- Aplica OCR sobre la imagen o PDF
- Cruza monto + referencia + banco contra las notificaciones bancarias entrantes (SMS, email, webhook)
- Confirma o pide aclaración automáticamente
- Marca la venta como cobrada en el ERP/CRM
- Dispara el workflow downstream (entrega de servicio, agenda confirmada, recibo enviado)
Conciliación reactiva vs predictiva
La automatización seria es reactiva: el sistema espera que el cliente reporte el pago y entonces verifica. La conciliación predictiva (intentar adivinar quién pagó qué desde el extracto sin que nadie reporte) genera más falsos positivos que aciertos y se evita.
En Kharyo, el módulo Reconciler hace conciliación reactiva: cliente envía comprobante por WhatsApp, sistema cruza contra el banco en segundos y confirma. Cuando el monto coincide pero la referencia no aparece todavía en el banco, el sistema espera el delay típico del canal (Pago Móvil suele tardar entre 0 y 90 segundos) antes de pedir ayuda al humano.
