Glosario
Workflow automation
Workflow automation es la disciplina de orquestar pasos entre sistemas (apps, APIs, bases de datos) para que ocurran sin intervención humana cuando se cumple un trigger. Conecta lo que hoy hace una persona moviendo datos a mano.
Workflow automation es el paraguas que cubre todo lo que va desde "cuando entra un email, crear tarea en Asana" hasta orquestar un proceso completo de cobranza que involucra Stripe, ERP, CRM y WhatsApp. La idea común: en vez de que un humano copie datos entre cinco apps, un sistema dispara la cadena de acciones cuando se cumple una condición.
Anatomía de un workflow
Cada workflow tiene tres piezas:
- Trigger: la condición que arranca el flujo. Un mensaje entrante, un webhook, una fecha programada, un cambio de status en otro sistema.
- Nodos / pasos: las acciones intermedias. Llamar a una API, transformar datos, mandar email, esperar input humano, decidir branching.
- Output / efecto final: lo que el workflow logra. Una cita confirmada, un pago conciliado, un lead asignado a un vendedor.
Triggers comunes en LATAM
- Mensaje entrante por WhatsApp / Instagram / email
- Webhook de pasarela de pago (Stripe, Mercado Pago)
- Cron / fecha programada (recordatorios diarios)
- Cambio de status en CRM (lead pasó a "cliente")
- Notificación bancaria (SMS de Pago Móvil recibido)
- Evento del calendario (cita en 24 horas)
Patrones que se repiten
- Cobranza reactiva: cliente envía comprobante → OCR + cruce bancario → confirmación o pedido de aclaración
- Agenda conversacional: cliente pide cita → consultar disponibilidad → ofrecer slots → confirmar → cobrar anticipo si aplica → bloquear slot
- Recordatorio multi-canal: 24h antes de cita → enviar WhatsApp → si no responde, enviar email → si no responde, llamada del voice agent
- Re-engagement: cliente sin compras 60 días → enviar oferta personalizada → si responde, derivar a ventas
- Hand-off bot → humano: bot detecta caso fuera de alcance → asignar a operador disponible → entregar contexto completo
Errores comunes al diseñar workflows
- Sobre-engineering: workflow con 30 nodos cuando 5 alcanzaban. Más nodos = más puntos de falla.
- Sin manejo de errores: ¿qué pasa si la API externa devuelve 500? Sin retry policy explícita, el workflow muere silencioso.
- Sin idempotencia: si el trigger se dispara dos veces (cosa que pasa), el workflow ejecuta dos veces. Hay que protegerlo.
- Sin observabilidad: workflow falla y nadie se entera hasta que el cliente reclama.
- Hardcoded credentials: poner API keys en el flow en vez de en credentials manager. Bomba de tiempo.
- Branches sin else: el cliente cae en un branch no contemplado y se queda colgado.
Workflow vs script vs automatización RPA
- Workflow: orquestación de APIs y sistemas con interfaz declarativa (visual o por código)
- Script: código ejecutado puntualmente (Python, bash) para tareas one-off
- RPA (Robotic Process Automation): automatización por simulación de UI (mover mouse, escribir en formularios). Solución para sistemas sin API.
Workflow es la herramienta moderna por defecto. RPA solo se justifica si el sistema target no expone API.
El rol del agente IA en workflows
Los workflows modernos integran LLMs como nodos: "extraé el monto de este comprobante", "redactá la respuesta", "decidí si esto es queja o consulta". El agente IA pasa a ser una pieza dentro del workflow, no un sustituto.
En Kharyo, los workflows se generan con Architect en lenguaje natural y se ejecutan sobre infraestructura optimizada. Cada workflow lleva trazabilidad, idempotencia, retry policy y observabilidad por defecto.
